Slimme kluis zorgt voor efficiëntere betaalstromen bij Voco

Hotelketen Voco opende in Den Haag zijn eerste vestiging in Nederland. Met drie receptiebalies, een restaurant en een bar bevinden zich er in feite drie bedrijven onder één dak. Dat maakt de betaalstromen en de boekhouding er niet eenvoudiger op. Daarom koos Voco Den Haag voor een slimme kluis: Brink’s Complete.

De hotelketen wil zijn klanten de klok rond service bieden en daarbij alle mogelijke betaalvormen accepteren. Tijdens het hoogseizoen geeft zo’n twintig procent van de klanten nog altijd de voorkeur aan betalingen in cash. “Het is belangrijk om dat goed te regelen”, vertelt Lukas von Trotha, financieel directeur bij Voco The Hagues. “Er kruipt best wat werk in de behandeling van cash. Bovendien houdt het een risico op diefstal, fraude en fouten in.”

Voco wilde minder tijd stoppen in het regelen van de cashstromen en koos daarom voor Brink’s Complete. “De oplossing zorgt voor meer efficiëntie en veiligheid op elk vlak. De combinatie van een slimme kluis met het geldtransport kost ons minder tijd en doet alles vlotter lopen.”

Veiligheid bij afstorten met slimme kluis

Dankzij Brink’s Complete kunnen de hotelmedewerkers in veiligere omstandigheden hun werk doen. De overdracht van cash aan collega’s gebeurt niet langer fysiek. De hotelmedewerker stopt het geld eerst in een kluis, die Brink’s later komt leegmaken. “Er zit nu nooit meer dan 200 euro in de kassa, waardoor het personeel zich veiliger voelt.”

Sneller en juister afstorten 

Bij Voco vinden er dagelijks vijftien kassashifts plaats, goed voor vier telmomenten. Daarna moest het geld nog naar de bank. “Dat kostte twee medewerkers elk één uur per dag. Nu is dat niet meer nodig dankzij de slimme kluis, met een enorme besparing tot gevolg.”

Naast de besparing in tijd en middelen, zorgt Brink’s Complete ook voor minder fouten met contant geld. “Medewerkers moeten het geld niet meer tellen. De kassa klopt altijd. Dat is prettig voor hen, want ze kunnen geen fouten meer maken en moeten dus ook geen tijd meer stoppen in het opsporen ervan.”

Vlotte implementatie 

Ook het opzetten van Brink’s Complete stelde de medewerkers van Voco op hun gemak. “Alles was goed voorbereid en duidelijk. Twee medewerkers konden eerst niet inloggen, maar dat probleem was snel van de baan.” 

Ook de ondersteuning en service achteraf lopen naar wens. “Zelf hoef ik nergens bij te zijn”, zegt Lukas von Trotha. “Brink’s blijft met ons meedenken over de veranderende betaalwereld. Ik hoop dat andere hotels uit de IHG Group ons voorbeeld zullen volgen.”